Электронный документооборот набирает сейчас все большую популярность в бизнес-среде. Упрощенная схема ЭДО выглядит следующим образом: сотрудник составляет документ и визирует его при помощи цифровой подписи, после чего документ при помощи специальной программы отправляется контрагенту посредством оператора.

Далее контрагент, который уверен в правомочности составленного документа, обрабатывает его. По окончании обработки документ подписывается второй стороной при необходимости и затем передается снова посредством системы. Эксперты выделяют в этой схеме пять ключевых моментов

1. Внутренний регламент. Он составляется на первом этапе использования ЭДО. В нем нужно прописать условия прохождения документов внутри самой организации. Иначе явное достоинство ЭДО, которое заключается в  скорости, может стать недостатком и даже вызовет хаос. Здесь самое главное – убрать многостадийные согласования, определить перечень документов, которые закреплены за конкретным отделом. Тогда сотрудники не станут заниматься чтением данных, которые предназначаются для другого лица.

2. Электронная подпись. Это обязательное требование для формирования ЭДО. Она бывает трех типов: простая (для определения подписавшего документ), усиленная (с дополнительной возможностью проверки документов на предмет изменений), а также усиленная квалифицированная (с сертификатом).

3. Соглашения с контрагентами. Без соглашения с контрагентами о том, что будет вестись электронная отчётность, обойтись нельзя. Оно заключается на любой период и в форме договора, либо соответствующий пункт или допсоглашение добавляется к имеющемуся. В нем нужно прописать тип применяемой электронной  подписи, последовательность подписания документации, факт признания документа с ЭП равнозначным тем, что подписываются  вручную.

4. Программное обеспечение. Когда компания пользуется программой  «1С», то можно применять интегрированную с ним систему «1С-ЭДО». Она не просто расширяет возможности «1С» в области работы с документами, но также формирует автоматически входящие в базе. Остается их лишь  «провести».

5. Заключение соглашения с оператором ЭДО. 
Безусловно, сложно отказаться от бумажных носителей полностью, поскольку не все контрагенты также готовы использовать ЭДО, однако такая система все же значительно упрощает работу с документами.